Trong Word có một chức năng rất hay và cũng được nhiều người biết đến, nhưng có lẽ do hơi phức tạp nên ít người dùng. Đó là chức năng Mail Merge (trộn thư) giúp bạn in hàng loạt thư hay giấy mời gửi đến nhiều người mà không phải mất công gõ vào từng cái. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra hai file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời gọi là tài liệu chính (New Main Document), ví dụ như mẫu sau:
File thứ hai là một bảng chứa các thông tin cần thiết của biểu mẫu gọi là dữ liệu nguồn (Data source). Ví dụ, đối với mẫu trên thì bảng thông tin có thể như sau:
THƯ MỜI
Kính mời:
Chức vụ:
Cơ quan:
Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ.
| Họ và tên | Chức vụ | Cơ quan |
| Đỗ Mạnh | GĐ | Cty ABC |
| Lê Tùng | P.GĐ | Cty XYZ |
| Trần Cương | TP | Cty XQ |
Các bước thực hiện đối với Word 2000:1. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư), rồi vào menu Tools > Mail Merge. Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện.
2. Nhấp nút Create, rồi chọn Form Letters. Nhấp nút Active Window ở hộp thông báo.3. Tiếp theo, nhấp nút Get Data và chọn Open Data Source. Trong hộp thoại vừa xuất hiện, mở file chứa dữ liệu nguồn (file chứa bảng thông tin). Nhấp nút Edit Main Document. Thanh công cụ Mail Merge xuất hiện.
4. Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn thông tin (trong ví dụ này, lần lượt đặt điểm chèn sau các mục: Kính mời, Chức vụ, Cơ quan). Nhấp mũi tên của nút Insert Merge Field, và chọn các trường thích hợp để chèn vào tài liệu. Tiếp tục đưa điểm chèn đến mục khác và thực hiện như vậy cho đến hết.5. Khi đã chèn các trường vào tài liệu xong, ta tiến hành trộn thư. Nhấp vào nút Merge to New Document để trộn thư thành một tài liệu mới. Ngay lập tức, một tài liệu có tên Form Letters 1 được mở, chứa nội dung của các thư mời (mỗi bức thư nằm trên mỗi trang).6. Bạn lưu tài liệu này lại. Đọc lướt qua một lần để sửa đổi các sai sót nhỏ (nếu có) rồi mới tiến hành in ấn. Đối với Word 2002:1. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư).2. Vào menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge Wizard. Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Mail Merge. Đây là Step 1 of 6 theo qui định của chương trình. Bạn cứ “vô tư” mà nhấp
Next: Starting document.3. Tại Step 2 of 6, chọn mục Use the current document, rồi nhấp Next: Select recipients.4. Tại Step 3 of 6, chọn mục Use an existing list, sau đó nhấp nút Source, hộp thoại Select Data Source xuất hiện. Bạn mở file chứa bảng thông tin đã tạo. Khi bảng thông tin hiện ra, nhấp OK. Sau đó nhấp Next: Write your letter.5. Tại Step 4 of 6, chọn More Items, xuất hiện hộp thoại. Chọn mục Database field sẽ thấy ngay các trường của các cột đã lập trong bảng trên. Công việc bây giờ của bạn là lần lượt insert các trường đó tương ứng với các thông tin cần điền trong biểu mẫu (chú ý đặt vị trí dấu nháy cho phù hợp). Khi đã chèn các trường xong, nhấp Next:Preview your letters.6. Tại Step 5 of 6, tiếp tục chọn Next: Complete the merge.
7. Tại Step 6 of 6, chọn Edit individual letters, nhấp OK ở hộp thông báo. Bây giờ chương trình sẽ tạo ra cửa sổ hoàn toàn mới với cái tên mặc định là Letters 1. Bạn thử kiểm tra xem có phải trong file mới này đã có những cái thư mời theo một mẫu đồng nhất không, công việc còn lại chỉ là kiểm tra sơ lại và in ra thôi.
Nguồn: http://www.dvpub.com.vn/forums/ShowPost.aspx?PostID=4440
